Apprendre à gérer son temps est très important car cela vous aidera à être plus efficace et à également être plus dans le contrôle. Ainsi vous serez moins stressé et vous aurez plus de temps à consacrer à vos loisirs. Par quoi faut-il commencer?
Se fixer des objectifs hebdomadaires ou mensuels
Pour gérer correctement son temps, il est primordial de ne pas se disperser. La première étape consiste à se fixer des objectifs clairs afin d’avancer progressivement tout en restant focus sur le résultat final attendu. On peut ainsi avoir une idée du travail restant. Attention cependant à toujours privilégier des objectifs S.M.A.R.T, c’est- à-dire, simples, mesurables, acceptables et réalistes, et bien sûr faisables sur un temps imparti.
Les objectifs peuvent sembler intimidants s’ils sont trop volumineux. Pensez à les diviser en étapes et tâches plus gérables. Cela rendra votre progression plus tangible et vous permettra de mieux vous organiser. D’autre part, avoir des délais pour chaque tâche et objectif vous aidera à rester motivé.
La vie peut parfois nous réserver des imprévus donc pas de panique, vous pourrez toujours ajustez vos objectifs et vos plans si nécessaire, sans vous décourager. Pour réussir à atteindre vos objectifs, il faudra rester déterminé et discipliné.
Très important, prenez du temps chaque semaine ou chaque mois pour évaluer vos progrès. Célébrez vos réussites et ajustez vos objectifs si besoin.
Prioriser ses tâches
Parfois on se retrouve à avoir énormément de choses à faire et on finit parfois par abandonner tellement les tâches nous paraissent interminables… C’est pour cette raison que la première chose à faire est d’établir des priorités, en fonction de l’urgence et de l’importance du travail.
La matrice des priorités
Créée à partir d’une citation de Dwight David Eisenhower l’ancien Président des États-Unis, cette matrice vous aidera à concevoir un planning plutôt clair qui vous permettra d’atteindre un objectif défini.
Elle est constituée de 4 cadrans sur un graphique avec comme abscisse “l’urgence” et en ordonnée “l’importance” :
- Le cadran “important et urgent” : ce sont toutes les tâches à faire le plus rapidement possible et qui sont primordiales pour la réalisation de votre objectif.
- “Important mais pas urgent” : il faudra faire ces tâches plus tard mais elles sont nécessaires pour atteindre votre objectif. Il faudra donc les planifier.
- “Non important et urgent” : la tâche est peut-être urgente mais ne contribue en rien à l’objectif établi. Si possible reportez cette tâche, ou alors ne lui accordez pas trop de temps. Vous pouvez aussi déléguer l’activité à une autre personne.
- “Non important et non urgent” : mettez la tâche de côté ou ne la faites tout simplement pas
Pour plus d’information sur le sujet, allez voir Matrice d’Enseinhower.
Faire des pauses
Par ailleurs, il faut savoir que trop travailler trop longtemps ne coïncide pas avec efficacité et productivité. En général, on se fatigue, on perd la concentration, et par la même occasion on est plus lent et le résultat obtenu est moins bon. Il faut donc penser à faire des pauses régulières.
Dites-vous que si vous vous surmenez pour certaines activités, vous aurez de plus en plus de mal par la suite à avoir la motivation nécessaire pour faire des tâches similaires. Cela peut engendrer de la procrastination, on remet tout au lendemain parce que les missions nous semblent longues, fastidieuses, fatigantes…
La solution est donc de faire des petites pauses, de ne pas tout faire en même temps. Si par exemple, vous devez rédiger un article, vous pouvez diviser votre travail de cette manière :
- faire un plan avec les titres des différentes parties
- mettre les idées principales
- rédiger l’article, partie par partie
- se relire et corriger les fautes (de grammaire, d’orthographe…)
- faire la mise en forme, trouver des illustrations…
Toutes les étapes ne doivent pas obligatoirement être faites au même moment… On peut faire 1 ou 2 étapes par jour, ou à différents moments de la journée, ce qui permet d’alléger la charge de travail.
En général, savoir gérer son temps va de pair avec être moins stressé. Ici, vous trouverez quelques informations sur la gestion du stress.
La concentration pour gérer son temps
Travailler sans être concentré, faire plusieurs tâches en même temps, nuit souvent à la productivité et à l’efficacité. En fait, il faut se connaître afin de comprendre comment être le plus efficace. Si vous savez ce qui vous distrait, et les conditions dans lesquelles vous êtes productif, il suffira de les appliquer pour être performant. Certaines personnes ont besoin de silence pour se concentrer tandis que d’autres vont se sentir à l’aise dans le bruit ambiant ou avec de la musique. Donc pour apprendre à rester concentré il faut identifier tout ce qui vous distrait et ce qui vous met en condition pour une concentration optimale.
Quelques outils de gestion du temps
En dehors de la matrice Eisenhower, vue précédemment, il y a d’autres outils qui peuvent vous aider à gérer votre temps efficacement.
Le Getting Thing Done (GTD)
Il s’agit de faire en sorte que les choses se fassent, comme son nom l’indique. Il y a 5 étapes à suivre:
- Collecter : définir des tâches à réaliser.
- Traiter : analyser l’utilité de l’action.
- Organiser : planifier en fonction de l’importance/urgence de la tâche.
- Réviser : faire un suivi de l’avancement.
- Agir : agir pour que l’action se termine.
Cette méthode est applicable autant dans la vie professionnelle que dans la vie personnelle.
La to-do-list
La fameuse to-do-list que tout le monde connaît, et qui est parfois même décriée par certains. Simple à faire, la difficulté étant cependant de ne pas surestimer ses capacités en notant trop de tâches sur la liste.
Il faut être clair, les éléments de la liste des tâches à accomplir doivent bien sûr être classés par priorité et il faut également si possible définir des horaires et/ou durées.
Gérer son temps avec Pomodoro
La méthode Pomodoro est une technique de gestion du temps développée par Francesco Cirillo à la fin des années 1980. Son nom provient d’un minuteur de cuisine en forme de tomate (pomodoro en italien) que l’inventeur utilisait lorsqu’il était étudiant. Cette méthode vise à améliorer la productivité et la concentration en divisant le travail en périodes courtes et chronométrées, séparées par de courtes pauses. En quoi consiste cette méthode?
- Sélectionnez une tâche spécifique que vous souhaitez accomplir.
- Réglez le minuteur sur 25 minutes, appelées “une session Pomodoro”. Pendant cette période, vous vous engagez à vous concentrer uniquement sur la tâche choisie, sans interruptions, sans distractions (pas de réseaux sociaux, appels téléphoniques…).
- Lorsque la session de 25 minutes est terminée, prenez une courte pause de 5 minutes. C’est une occasion de vous détendre, de vous dégourdir les jambes ou de faire une courte pause mentale.
- Après avoir pris la pause de 5 minutes, reprenez une autre session de 25 minutes et continuez ainsi de suite.
- Après avoir accompli quatre sessions Pomodoro (soit 4 x 25 minutes de travail) avec leurs pauses, accordez-vous une pause plus longue, généralement de 15 à 30 minutes. Cela vous permettra de vous reposer davantage avant de reprendre le cycle.
L’objectif de cette méthode est d’encourager la concentration et la productivité en utilisant le temps de manière plus efficace. Les sessions de travail de 25 minutes sont courtes, ce qui peut rendre la tâche plus gérable et aider à éviter la procrastination. La méthode convient particulièrement aux personnes qui ont des difficultés à rester concentré longtemps sur une tâche, et qui se laissent facilement distraire.
Elle a cependant des limites :
- Le découpage du travail en sessions de 25 minutes peut être perturbant pour certaines personnes, car elles peuvent avoir du mal à se plonger dans une tâche en si peu de temps. Les interruptions fréquentes pour les pauses peuvent également interrompre le flux de travail pour certains.
- La méthode peut ne pas convenir aux tâches complexes, créatives ou nécessitant une concentration prolongée.
- Pour certaines personnes, la pause de 5 minutes peut ne pas être suffisante pour se détendre complètement. Cela peut rendre difficile le retour au travail après chaque pause, car elles peuvent se sentir déconnectées ou démotivées.
- La méthode suit un horaire strict, et cela peut ne pas convenir à tout le monde. Certaines personnes préfèrent un rythme de travail plus flexible.
- Si vous travaillez en équipe ou si vous devez suivre un horaire de travail imposé par d’autres personnes, il pourrait y avoir des problèmes de coordination et de synchronisation avec les autres membres de l’équipe.
- Certaines tâches nécessitent un certain temps pour démarrer et se mettre dans le bon état d’esprit.
- Parfois, votre concentration peut être très bonne au bout des 25 minutes et vous souhaiterez continuer à travailler, mais la minuterie de Pomodoro vous force à faire une pause.
Il est certainement possible d’adapter cette méthode en fonction de vos besoins et en fonction de la tâche donnée.
Pour résumer, la gestion du temps, qui est une façon de s’organiser, est fondamentale pour la réalisation effective d’un projet. Pour aller au bout d’un objectif en un temps donné, il faut un minimum de rigueur et de priorisation. Par contre, n’oubliez surtout pas de vous reposer et de prendre soin de vous afin d’avoir l’énergie nécessaire pour pouvoir travailler de manière efficace.
Pour approfondir sur le sujet, voila quelques exemples de livres qui pourraient vous intéresser:
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